Mirotek hanteert het volgende privacybeleid met betrekking tot het gebruik van zijn websites www.mirotek.nl, www.coachtool.nl, www.questiontool.nl en www.deelnemer-inschrijven.nl:

Algemeen

Mirotek gebruikt gegevens over bezoekers van zijn websites nimmer om aanbiedingen van producten of diensten toe te sturen (direct marketing, e-mailspam e.d.).

Waar hieronder wordt gesproken over technische kenmerken van een opvraging, klik, vertoning, zoekopdracht of dergelijke wordt bedoeld: opgevraagde webpagina, IP-adres, tijdstip, verwijzende webpagina (in sommige gevallen inclusief zoektermen bij een zoekmachine), browser-kenmerken en dergelijke. Mirotek gaat niet na (als dat al zou kunnen) wie welk IP-adres op welk moment gebruikt en herleidt deze gegevens dus niet tot uw persoon.

Soort gegevens, doelen en bewaartermijn

Uw rol:	Soort gegevens, doelen en bewaartermijn
Als website-bezoeker	Wanneer u bovengenoemde websites bezoekt dan worden de technische kenmerken van uw opvragingen in zogenaamde logfiles op de servers bijgehouden. Deze gegevens worden uitsluitend ten behoeve van statistische analyses gedurende enkele weken bewaard. Mirotek registreert geen bijzondere persoonsgegevens, met betrekking tot bijvoorbeeld godsdienst of levensovertuiging, ras of afkomst, gezondheid, seksuele leven, het strafrecht, politieke gezindheid of lidmaatschap van een vakvereniging. Mirotek stelt gegevens over bezoekers van zijn websites niet aan derden ter beschikking.
Als u contact opneemt	Wanneer u een contactformulier op een van bovengenoemde websites invult en opstuurt, of Mirotek een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u toestuurt (e-mailadres, NAW-gegevens, telefoonnummer) samen met de technische kenmerken bewaard zolang als naar de aard van het formulier en van uw bericht nodig of redelijk is voor de volledige beantwoording, afhandeling en/of verantwoording naar aanleiding van uw bericht. Uw bericht kan daarnaast terecht komen in een e-mailarchief, waar het als gevolg van backupprocedures en wettelijke bewaarplicht gedurende 7 jaar kan worden bewaard.
Als deelnemer aan onderzoek / vragenlijst	Mirotek verzorgt de techniek voor het houden van onderzoeken en enquêtes (zie www.questiontool.nl en www.coachtool.nl): het stellen van vragen, en het rapporteren van de antwoorden op de vragen. Klanten van Mirotek kunnen gebruik maken van deze dienst. Deze klanten kunnen namen en emailadressen van respondenten (laten) invoeren in het systeem. Deze gegevens worden in dit systeem uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor de gegevens zijn ingevoerd: het via email uitnodigingen voor en herinneren aan deelname aan het onderzoek. In sommige situaties zendt het systeem ook een email voor het opvragen van een (eind)rapport (bijv. in geval van feedbackonderzoek) of het toezenden van een certificaat (bijv. in geval van een examen). De antwoorden op de vragen worden tijdelijk bewaard in het systeem. Indien u als antwoord op een vraag uit het onderzoek bijzondere persoonsgegevens invoert, worden deze gegevens (tijdelijk) bewaard in het systeem. De klant van Mirotek kan van het onderzoek een rapport maken. De klant bepaalt daarbij of de antwoorden al dan niet anoniem worden verwerkt in het rapport. In overleg met de klant van Mirotek wordt de bewaartermijn van gegevens vastgesteld. De persoonlijke gegevens (naam en emailadres) worden met grote zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, worden nimmer door Mirotek gebruikt om aanbiedingen van producten of diensten toe te sturen (direct marketing, e-mailspam e.d.), en Mirotek stelt deze gegevens niet aan derden ter beschikking. Mirotek heeft echter geen zicht op hoe de klanten van Mirotek (die de gegevens invoeren in het systeem) aan deze gegevens komen en wat deze klanten nog meer met deze gegevens doen. In de overeenkomst met Mirotek gaat de klant er mee akkoord dat de gegevens rechtmatig zijn verkregen en gebruikt mogen worden voor het onderzoek: Het via email uitnodigingen en herinneringen sturen. Voor het achteraf kunnen analyseren van een foutsituatie in een van de webapplicaties kan uw IP-adres gebruikt worden, maar niet om deze te herleiden tot een persoon. Voor een volledig beeld kunt u wellicht ook het privacybeleid van de betreffende klant opzoeken.
Als deelnemer aan een inschrijving	Mirotek verzorgt de techniek voor het registreren van inschrijvingen (o.a. via www.deelnemer-inschrijven.nl of www.coachtool.nl). Klanten van Mirotek kunnen gebruik maken van deze dienst. Deze klanten kunnen allerlei gegevens waaronder namen en emailadressen (laten) invoeren in het systeem. Deze gegevens worden in dit systeem uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor de gegevens zijn ingevoerd: het registreren van inschrijvingen. In sommige situaties zendt het systeem ook een email voor bijvoorbeeld het bevestigen of annuleren van een inschrijving. De ingevoerde gegevens worden tijdelijk bewaard in het systeem. Indien u als antwoord op een vraag uit het registratieproces bijzondere persoonsgegevens invoert, worden deze gegevens (tijdelijk) bewaard in het systeem. De klant van Mirotek vraagt deze gegevens op. In overleg met de klant van Mirotek wordt de bewaartermijn van gegevens vastgesteld. Persoonlijke gegevens (naam, emailadres, adres, geboortedatum, telefoon) worden met grote zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, worden nimmer door Mirotek gebruikt om aanbiedingen van producten of diensten toe te sturen (direct marketing, e-mailspam e.d.), en Mirotek stelt deze gegevens niet aan derden ter beschikking. Mirotek heeft echter geen zicht op wat de klanten van Mirotek met deze gegevens doen. Voor het achteraf kunnen analyseren van een foutsituatie in een van de webapplicaties kan uw IP-adres gebruikt worden, maar niet om deze te herleiden tot een persoon. Voor een volledig beeld kunt u wellicht ook het privacybeleid van de betreffende klant opzoeken.
Als directe klant	Voor de normale bedrijfsvoering worden bewaard: naam, adres, telefoonnummer, en eventueel: BTW-nummer en IP-adres. De gegevens worden bewaard zolang dat voor de overeengekomen diensten en/of een normale bedrijfsvoering noodzakelijk is.

Uitzonderingen: misbruik, verplichtingen

Wanneer er naar oordeel van Mirotek sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik van faciliteiten, dan kunnen bepaalde IP-adressen voor bepaalde of onbepaalde duur de toegang worden ontzegd. Bij misbruik kan Mirotek pogingen ondernemen om de gegevens tot uw persoon te herleiden, of om aangifte te kunnen doen dan wel u in rechte te kunnen aanspreken.

Mirotek stelt gegevens ter beschikking wanneer dit door de autoriteiten wordt verplicht.


Jonger dan 16 jaar

De website en/of dienst van Mirotek heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Mirotek kan echter niet controleren of een bezoeker 16 jaar of ouder is. Mirotek raadt ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat een klant van Mirotek zonder die toestemming persoonlijke gegevens heeft verzameld over een minderjarige, neem dan contact op met de betreffende klant van Mirotek.

Geen geautomatiseerde besluiten

De websites en/of diensten van Mirotek nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit. Mirotek heeft echter geen zicht op wat de klanten van Mirotek met de gegevens doen.

Maatregelen

Mirotek neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op.
Een greep uit de maatregelen, in het kort:

• De webapplicaties worden gehost bij een Nederlands hostingbedrijf met de volgende certificaten: ISO/IEC 27001:2013 (m.b.t. informatiebeveiliging), NEN 7510 (veiligheid), ISO 9001 (kwaliteitsmanagementsystemen) en CloudControls. De server staat fysiek in een Nederlands topdatacentrum in Amsterdam.
• De communicatie tussen server en browser gaat via HTTPS / SSL (groen slotje).
• De server voor de webapplicaties wordt niet gedeeld met derden.
• Zo min mogelijk software-applicaties op de server voor de webapplicaties.
• Bepaalde gegevens worden versleuteld bewaard.
• De (systeem)software wordt bijgewerkt.
• Bepaalde pogingen tot misbruik worden herkend en er kan worden ingegrepen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij de klant van Mirotek ^*) een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die Mirotek van u beschikt in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar de betreffende klant van Mirotek^*).
^*) Als eindgebruiker van de webapplicatie (vragenlijst/inschrijving) neemt u contact op met de klant van Mirotek. Als bezoeker of directe klant van Mirotek neemt u direct contact op met Mirotek zelf.

Cookie

Een cookie kunt u zien als een klein bestand met onpersoonlijke gegevens, dat wordt gebruikt om verschillende opvragingen van uw browser met elkaar in verband te brengen. Dat is nodig voor een juiste werking van de website om de dienst te kunnen leveren.

Bij het aanmelden voor een onderzoek wordt een cookie gebruikt om het aantal foutieve aanmeldingen te tellen, dus geen persoonlijke gegevens. Deze cookie wordt verwijderd zodra de respondent succesvol is aangemeld of zodra browser gesloten wordt. Indien de browser is ingesteld om geen cookies te gebruiken, dan blijft het aanmelden normaal functioneren.

Voor respondenten die deelnemen aan een onderzoek (om vragen te beantwoorden) zijn geen cookies noodzakelijk, en zal het systeem ook geen cookies plaatsen. Behalve bij bepaalde mobiele apparaten: Daarbij wordt - indien de webbrowser cookies accepteert - een cookie gebruikt voor het optimaal functioneren. De informatie die dan wordt opgeslagen betreft alleen de unieke code van de antwoordsessie, dus geen persoonlijke gegevens. De cookie wordt verwijderd bij het afmelden of bij het afsluiten van de browser.

Indien u als beheerder aanmeldt op het systeem, of als u als deelnemer een rapport opvraagt, is het gebruik van een cookie wel noodzakelijk. De informatie die dan wordt opgeslagen betreft alleen de unieke code van de (beheer)sessie, dus geen persoonlijke gegevens. De cookie wordt verwijderd bij het afmelden en/of bij het afsluiten van de browser. De informatie over de (beheer)sessie wordt niet verstrekt aan derden.

Indien u gebruik maakt van de inschrijfmodule, kan er bij enkele klanten een cookie gebruikt worden om de verschillende opvragingen met elkaar in verband te brengen. Er worden daar bij geen persoonlijke gegevens bewaard in de cookie. Deze cookie wordt verwijderd zodra de inschrijving voltooid is of zodra browser gesloten wordt. Indien de browser is ingesteld om geen cookies te gebruiken, dan blijft kan het inschrijven normaal blijven functioneren als er alleen via de knoppen op de pagina wordt genavigeerd.

Met de standaardinstellingen accepteren de meeste browsers cookies automatisch, maar u kunt cookies weigeren of selectief accepteren door de instellingen van uw browser aan te passen. Als u cookies uitschakelt, kunt u wel antwoorden invullen voor het onderzoek, maar geen beheerfuncties uitvoeren en geen rapporten opvragen (als deelnemer aan een feedbackonderzoek).

Verzoek richten aan de klant van Mirotek

Zie daarvoor de betreffende klant.

Verzoek richten aan Mirotek

Indien u een verzoek heeft aan Mirotek, dan kunt u dat via het contactformulier of per e-mail indienen. Voeg daar voldoende gegevens bij zodat Mirotek het verzoek kan verwerken.
In verband met de vele vormen van misbruik van online communicatie (waaronder formulierspam en e-mailspam), kan Mirotek echter niet garanderen dat zo'n verzoek daadwerkelijk aankomt. Vraag daarom altijd om een ontvangstbevestiging, en neem telefonisch contact op als een bevestiging uitblijft.